Tietosuojaseloste
TIETOSUOJASELOSTE
Muokattu 19.12.2024
EU:n tietosuoja-asetus (2016/679), Henkilötietolaki (523/1999), laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992), sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista (298/2009), laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007), sähköisen viestinnän tietosuojasäännökset (Tietoyhteiskuntakaari 917/2014).
Tämä tietosuojaseloste koskee Puheterapeutti Katja Linkalan (tmi) puheterapia-asiakkaiden henkilötietojen käsittelyä.
Rekisterinpitäjällä on sopimus potilaskortisto- ja laskutusohjelma Diariumin. Finnish Net Solutions Oy:n kanssa. Rekisterinpitäjä on liittynyt Kanta-palveluihin kesäkuussa 2020.
Rekisterin nimi, rekisterin pitäjä:
Sanaruttu Oy:n asiakasrekisteri, Eija Lilja
Rekisterinpitäjän yhteystiedot:
Eija Lilja
Kaislatie 34 A 7 01300 Vantaa
041 317 4312
eija@sanaruttu.fi
Y-tunnus: 3396711-1
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
- Puheterapia-asiakkaan tutkimuksen ja hoidon suunnittelu ja toteutus
- Terapiapalveluiden laskuttaminen
- Rekisterinpitäjän oman toiminnan tilastointi ja suunnittelu
Rekisterin tiedotustavat:
Asiakkaan informoiminen suullisesti ja kirjallisesti kuntoutussopimuksen läpikäynnin ja allekirjoittamisen yhteydessä. Lisäksi tietosuojaseloste on saatavissa pyydettäessä kirjallisena milloin tahansa ja omavalvontasuunnitelma nähtävillä julkisesti rekisterinpitäjän nettisivuilla www.eijalilja.fi.
Rekisterin tietosisältö:
- Asiakkaan nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot
- Alaikäisen asiakkaan huoltajien nimet ja yhteystiedot sekä heidän nimeämänsä yhteyshenkilö
- Asiakkaan kuntoutussuunnitelmasta vastaavan tahon yhteystiedot
- Maksusitoumustiedot ja hoitoa koskevat laskutustiedot
- Puheterapian kannalta välttämättömät tutkimus- ja hoitotiedot
- Puheterapiasitoumus ja -suunnitelma -asiakirjat
- Terapiamuistiinpanot, harjoitteluohjeet, valokuvat, videotallenteet
- Ajanvaraustiedot
- Asiakaspalautteet
Säännönmukaiset tietolähteet
- Asiakkaan, alaikäisen asiakkaan huoltajan tai heidän nimeämän yhteyshenkilön ilmoittamat tiedot
- Lähettävän tahon lähetteessä olevat tiedot
- Maksajan maksusitoumuksessa ja sen liitteenä annetut tiedot
- Hoidosta/kuntoutuksesta vastaavan tahon antamat tiedot
- Tutkimuksen ja kuntoutuksen aikana muodostuneet tiedot
Tietojen säännönmukainen käsittely ja luovuttaminen:
- Tietoja käsitellään vain hoitosuhteeseen liittyvinä
- Tietoja luovutetaan vain lakiin perustuen (potilaslaki 785/1992/13§) tai asiakkaan, alaikäisen asiakkaan huoltajan tai yhteyshenkilön luvalla tehtyä terapiasopimusta noudattaen
- Jatkohoitotilanteessa tietoja voidaan luovuttaa potilasasiakirjoihin merkityllä suostumuksella asiakkaan yksilöimälle toiselle terveydenhoidon toimintayksikölle ja/tai ammattihenkilölle
- Tietoja voidaan luovuttaa vakuutusyhtiölle asiakkaan tai huoltajan kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lakisäännöksen perusteella
- Tietoja ei luovuteta EU-alueen ulkopuolelle
Rekisterin säilyttäminen ja suojaaminen:
- Paperinen aineisto (esim. arviointilomakkeet ja asiakaspalautteet) säilytetään lukitussa arkistokaapissa. Pääosin aineisto skannataan sähköiseksi ja tallennetaan Diarium-ohjelmaan.
- Yhteystiedot, kuvat ja videotallenteet hävitetään mobiililaitteilta, kun niiden tallennus ulkoiselle muistivälineelle ja/tai käyttötarkoitus on saavutettu.
- Sähköisen potilasasiakirjajärjestelmän tiedot on tallennettu suojattuun Diarium-potilaskortisto- ja laskutusohjelmaan ja tätä kautta Kantarekisteriin. Diariumin rekisteriin pääsee vain tunnistautumalla sallituksi käyttäjäksi käyttäjätunnuksen ja säännöllisesti vaihdettavan salasanan avulla.
- Pääsy aineistoihin on vain rekisterinpitäjällä.
- Tietokone ja mobiililaitteet on suojattu salasanoin, virustorjuntaohjelman ja palomuurin avulla.
Rekisteritietojen säilytysajat:
- Dokumenttien säilytysaika on Sosiaali- ja terveysministeriön potilasasiakirja-asetuksen (298/2009) mukainen. Dokumentteja säilytetään 12 vuotta kuolemasta tai ellei sitä ole tiedossa, niin 120 vuotta.
- Jäljennökset toisten terveydenhuollon yksiköiden muista kuin sähköisistä potilasasiakirjoista säilytetään 12 vuotta hoidon päättymisestä.
Rekisteröidyn oikeudet:
- Rekisteröidyllä tai hänen huoltajallaan on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennettuja rekisteröityä koskevia tietoja. Kirjaukset terapiakäynneistä näkyvät Kanta-palveluissa. Tarkistuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Tarkastus on kerran vuodessa maksuton, ylimenevistä tarkastuspyynnöistä veloitetaan 50€ korvaus.
- Rekisteröidyllä tai hänen huoltajallaan on oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista. Näissä tapauksissa rekisteröity ottaa yhteyden rekisterinpitäjään.
- Rekisteröidyllä tai hänen huoltajallaan on oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyä esimerkiksi tilanteessa, kun odotetaan rekisterinpitäjän vastausta pyyntöön tietojen oikaisemisesta, rajoittamisesta tai poistamisesta.
- Rekisteröidyllä tai hänen huoltajallaan on oikeus siirtää suostumukseensa perustuvia henkilötietoja järjestelmästä toiseen.
- Rekisteröidyllä tai hänen huoltajallaan on oikeus asiakaskirjojen luovuttamiseen, suostumiseen/epäämiseen sekä suostumuksen muuttamiseen milloin tahansa.
- Rekisteröidyllä tai hänen huoltajallaan on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille (https://tietosuoja.fi/tietosuojavaltuutetun -toimisto), jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut tietosuojalainsäädäntöä.
Yhteydenotot:
- Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulisi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään.